NÓMINA DE ADMINISTRADOR DE SOCIEDAD
La última reforma de la Ley de sociedades de Capital introduce diversas modificaciones en materia de Gobierno Corporativo de las sociedades. En concreto, plantea nuevas normas en materia de retribución del órgano de administración de las sociedades que afectan a las S.L.
Veamos que clases diferentes de remuneraciones puede plantearse para un administrador y que requisitos han de cumplirse para evitar problemas societarios y fiscales:
1.- Caso del administrador o administradores “en su condición de tales”. Esta remuneración debe estar RECOGIDA EN ESTATUTOS Y APROBADA EN SU CUANTÍA POR LA JUNTA GENERAL.
La cuantía que apruebe la junta debe guardar adicionalmente proporcionalidad y razonabilidad en cuanto a su cuantía, respecto al tamaño de la sociedad y la complejidad de la función desempeñada como administrador. Esto quiere decir que debe guardar proporción razonable con la importancia de la sociedad, su situación económica y los estándares del mercado. De lo contrario, puede perjudicarse el “interés social”, entendido como intereses de la minoría frente a los posibles abusos de la mayoría. Los minoritarios están legitimados para impugnar una retribución excesiva con el fundamento de “perjuicio del interés social”. Y la administración tributaria, de encontrar desproporcionada la retribución podría cuestionar su deducibilidad como gasto de la sociedad.
Puede recogerse esta retribución en una nómina en la que se aplique la deducción de IRPF que en al caso de sociedades que facturen menos de 100.000 € anuales será del 19% del importe bruto de la retribución, y en sociedades que superen esta cifra será del 35% de la retribución bruta.
2.- Caso del administrador que adicionalmente desempeña funciones ejecutivas o laborales, que son las que se pretenden retribuir, siendo o no gratuito el cargo de administrador.
En este caso, se requiere que las funciones y su retribución deberá reflejarse en un contrato firmado entre el Administrador Societario o el Consejo y el consejero o administrador afectado. Aconsejamos registrar el contrato, si fuera posible en el SEPE.
Esta segunda clase de remuneración, se refiere al caso de, por ejemplo, del accionista y administrador de una pyme cuya actividad son las instalaciones eléctricas, que en determinadas o todas las instalaciones, el mismo accionista y administrador realiza determinados montajes como operario al servicio de la sociedad, o lleva la contabilidad de la sociedad o supervisa las operaciones de montaje de instalaciones de la empresa como encargado.
Dado que se han producido diversas sentencias judiciales que obligan a CUANTIFICAR Y CLARIFICAR el alcance de las retribuciones de la sociedad a sus administradores, sean estas del tipo que sean, conviene ser muy formalistas en esta materia. En cuanto a su cuantía, igualmente debe guardar proporción razonable con la función desempeñada, la importancia de la sociedad, su situación económica y los estándares del mercado. Para evitar problemas, recomendamos aprobación en su cuantían por la Junta de accionistas.
Por otra parte, contemplamos también la posición de la Agencia Tributaria que ante cualquier ambigüedad o confusión normativa, interpreta estas situaciones de la forma más favorable a sus ansias recaudatorias, y con frecuencia, pretende dar a estas retribuciones, la consideración más favorable a sus intereses. Otro argumento más para ser muy cautelosos y cuidadosos con la formalización de estas retribuciones.
En consideración a todas estas circunstancias, cuando un administrador de una sociedad aparte de su condición de administrador, sea o no accionista, mantiene adicionalmente una prestación laboral con la sociedad, nuestro consejo para reducir riesgos fiscales, es CUANTIFICAR, DOCUMENTAR Y CLARIFICAR ESAS RETRIBUCIONES DE LA FORMA MAS FORMAL POSIBLE.
Para ello, aconsejamos lo siguiente:
1.- Modificación de los estatutos de la sociedad en los que se contemple que se admite expresamente que se pueda retribuir a un administrador por trabajos dependientes que pueda realizar a favor de la empresa ajenos a lo que es la propia administración de la misma.
2.- Recoger la relación laboral mediante un contrato de trabajo (a ser posible registrado en SEPE) que defina claramente el trabajo dependiente a realizar, contemple la retribución anual a percibir y determine la duración del contrato (puede ser indefinida). A nuestro criterio no se podría contemplar una relación de Alta Dirección que resultaría incompatible con la posición de administrador pues se identificarían ambas relaciones y se estaría reconociendo que la retribución es por funciones de administrador, con lo que sería de aplicación los descrito en el caso primero.
3.- Adoptar anualmente un acuerdo de la Junta General aprobando la retribución anual por las funciones laborales adicionales que desarrolla el administrador.
4.- Justificar contable y documentalmente los pagos realizado que pueden estar soportado por una nómina, y que deben tener correlación con los ingresos obtenidos por la sociedad y deben ajustarse a valoraciones de mercado. Para ello, por ejemplo, bastaría que la retribución se fijara en base a algún convenio colectivo sectorial o provincial.
ADMINISTRADOR FACTURANDO EN UNA RELACIÓN MERCANTIL
Finalmente, y como alternativa a esta opción soportada en nómina, existe la posibilidad de que el administrador que realice trabajos para su propia empresa, facture sus servicios por entenderse que su relación tiene carácter mercantil ya sea de carácter profesional o empresarial. Esta fórmula es igualmente válida, pero tiene otras implicaciones, como, por ejemplo, que el administrador tiene que darse alta en actividades económicas, y en Hacienda como empresario o profesional con las obligaciones correspondientes, debe facturar con IVA y las facturas podrían estar sujetas a retención de IRPF. Habría, en este caso, que cubrir las obligaciones fiscales correspondientes de declaraciones e ingresos.